ToDo’s und ToGet’s

Fast alle Zeitmanagementsysteme sind darauf angelegt eine große und ständig wachsende Anzahl von ToDo’s in die Zeitspanne hineinzupressen die einem zur Verfügung steht. Da Zeit aber eine begrenzte Ressource ist, sind sie alle zum Scheitern verurteilt.

Das Dumme an den ToDo’s ist nämlich, dass es nie weniger sondern immer mehr werden. Das einzige Resultat das man erzielt, wenn man mehr ToDo’s abgearbeitet bekommt ist ein erhöhter Zuwachs an neue Aufgaben. Wie jeder Werktätige sehe ich mich auch jeden Tag mit diesem Dilemma konfrontiert und suche regelmäßig nach Lösungen.

Eine Idee die mir heute gekommen ist wäre der Austausch der ToDo’s durch ToGet’s (meine kleine anglophone Wortschöpfung).

Auslöser dafür war die Information die bereits längere Zeit ruhend in meinem Hinterkopf gelegen hat, dass erfolgreiche Menschen (wie auch immer das definiert ist) sich dadurch auszeichnen, dass sie jeden Tag eine gewisse Zeit darauf verwenden sich zu verbessern. Damit ist gemeint, dass diese Menschen jeden Tag Zeit darin investieren ihre Fähigkeiten zu verbessern, sich neue Fertigkeiten anzueignen oder bereits vorhanden Kenntnisse zu vertiefen, so dass sie ihren aktuellen Job besser machen oder neue, attraktivere Aufgaben übernehmen können. Das umschreibe ich hier mit GETTING BETTER.

Dieser Aktivität gebührt das Edel-Zeithäppchen des Tages, sozusagen das Filet Mignon meines Zeitkontos: Die Zeit nach dem Aufstehen, wenn mein Gehirn nach (hoffentlich) erholsamen Schlaf frisch, ausgeruht und begierig darauf ist Neues zu lernen.

Neben der essentiellen Selbstverbesserung gibt es dann noch wichtige Dinge die man jeden Tag zu erledigen hat. Es macht Sinn sich in seinem Aktivitäten auf die Dinge zu konzentrieren, die das von mir gewünschte Resultat erbringen, sprich mich einem Ziel näher bringen. Diese wichtigen Aktivitäten hatte ich in meinem Post „Die Eisenhower-Methode in dringenden Zeiten“ näher erläutert. Das verfolgen von Tätigkeiten und Aktivitäten die mich bzw mein Untenehmen wirklich voran bringen in Richtung auf einen großen Erfolg oder sogar das Unternehmensziel bezeichne ich als GETTING AHEAD.

Der perfekte Zeitpunkt für wichtige Dinge ist der Vormittag. Eine Zeit in der wir nach einem leichten Frühstück noch frisch sind und mit Elan und einigermaßen klar im Kopf einer Tätigkeit nachgehen können der leider normalerweise viel zu wenig Beachtung geschenkt wird: Denken.

Oftmals werden wir von den Segnungen der modernen Kommunikationstechnik daran gehindert uns genau diesen Aufgaben zu widmen. Telefon (am besten gleich mehrere), eMail, Instant Messaging, Fax, die Hauspost und weiss der Geier was noch alles verlangen permanent nach unserer Aufmerksamkeit und oftmals hatte mein potentieller Kommunikationspartner einfach nur eine kurze Frage, die sicherlich nicht dringend war aber die er lieber von mir klären lässt anstatt selber sein Gehirn einzuschalten. Kurzum, die Mehrzahl der Kommunikationseinheiten die man pro Tag so abarbeitet ist entweder unnötig oder zumindestens mal aufschiebbar. Das bezeichne ich als GETTING STUFF DONE.

Natürlich kommt man um das Tagesgeschäft nicht herum und natürlich muss man sich mit seinen Kollegen austauschen. Alles zu seiner Zeit! Ein hervorragender Zeitpunkt dafür ist das Mittagsloch. Ich habe so ein Mittagsloch dass sich von ca. 13 – 15 Uhr erstreckt in dem ich nichts Anspruchvolles tun kann. Das ist die perfekte Zeit zum Telefonieren. Wenn ich dann so langsam da raus krabbele und wieder halbwegs klar Denken kann widme ich mich meinem Mails, da schreiben etwas mehr Konzentration erfordert als Reden und wenn dann am Ende eines Arbeitstages noch ein bisschen zweite Luft bleibt mache ich mich (unter Ausnutzung des zweiten und schwächeren Bio-Rhythmus-Hoch) daran noch das eine oder andere abzuarbeiten bevor ich dann endlich zu meinem Lieben zurück kehre.

Das ist bestimmt auch kein Patentrezept aber es ist derzeit mein bestes Mittel gegen das Chaos aus nie-enden-wollenden ToDo’s:

Getting Better

Getting Ahead

Getting Stuff Done